Reingeniería e implementación del proceso de despacho basado en la optimización del control y administración de bodegas de la empresa Cerraduras Internacionales, S.A. en Guatemala.

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo diseñar procesos y actividades para mejorar el procedimiento de despacho y la administración y control de bodegas y del inventario de la empresa Cerraduras Internacionales S.A. Los procesos y actividades se determinan como consecuencia del análisis general de la empresa y los procesos involucrados en las actividades mencionadas en el momento del estudio, tomando como base los pasos de una reingeniería de procesos. Este análisis se basa en levantar los procesos existentes y analizar todos los factores involucrados que afectan directamente la realización adecuada de ellos y generan problemas en la empresa su realización inadecuada. La empresa Cerraduras Internacionales S.A., se dedica a la importación y distribución de una amplia gama de productos para ferretería como lo son: cerraduras, grifería, válvulas, tubería, productos de automatización de baños, entre otros. La necesidad de realizar el trabajo Reingeniería e implementación del proceso de despacho basado en la optimización del control y administración de bodegas de la empresa Cerraduras Internacionales, S.A. en Guatemala surge debido a un descontento general tanto interno como externo con el procedimiento de despacho .En los últimos 3 años se ha registrado un crecimiento muy elevado en ventas e incremento en el inventario de la Empresa sin que se hayan presentado cambios en los procesos que permitan su manejo adecuado , esencialmente se analizan en el presente trabajo aquellos relacionados con el despacho de la mercadería. El Gerente General está interesado en la optimización de los procesos de despacho para que se logren resolver los siguientes problemas que son consecuencia de estos procesos inadecuados:  Pérdidas mensuales de Q 5,225.81  Inventario no apto para despacho de Q 152,160.00  Un 12% mensual de facturas anuladas y un 1.1% de errores de despacho y un periodo promedio de entrega de pedidos de 4.4 días hábiles  Pérdida de fidelidad del cliente como consecuencia de ventas que se han dejado de concretar debido a procesos ineficientes de despacho. El trabajo consta de cinco partes básicas realizadas para lograr implementar soluciones eficientes y que ofrecieran resultados: 1. Revisión teórica de varias definiciones para identificar métodos y servir como guía para el trabajo. 2. Diagnóstico general con base en una encuesta al personal involucrado con el proceso de despacho y un diagrama de Ishikawa para identificar los principales problemas. 3. Levantamiento, descripción y análisis de los procesos actuales. 4. Propuestas de mejora a los procesos analizados. 5. Implementación de propuestas de mejora aceptadas por gerencia. Esta metodología resume los pasos de realización de una reingeniería de procesos. Se desarrollaron a lo largo del trabajo implementaciones importantes y necesarias para alcanzar el objetivo general del trabajo que se basa en conseguir una disminución del 50% en el tiempo de despacho de pedidos, así como también cumplir con los objetivos específicos. En general se llevó a cabo la construcción de un departamento técnico de mantenimiento de producto, construcción de un mezzanine para colocar el producto incompleto y dañado, realización de pruebas de aptitud al personal, implementación de organigrama y asignación defunciones específicas dentro de la bodega, creación de pizarras para implementación de índices de medición, redistribución de la bodega y definición de rutas de movimiento de productos dentro de la bodega. Estos cambios permitieron que se alcanzaran los siguientes resultados:  Reducción del 68% del tiempo en el proceso de despacho de producto a la ciudad y de 56% del tiempo en el proceso de despacho de producto al interior del país y un ahorro al mes de octubre de Q18, 473.4 debido a las distintas modificaciones realizadas.  Reducción del 53% en el tiempo del proceso de alistamiento de pedidos.  Estandarización de procedimientos y especificación de puestos del personal para un adecuado control y administración de la bodega.  Reducción de la cantidad de despachos erróneos de bodega a un 0.2%, se redujo el numero de facturas erróneas a un promedio de 5.5% mensual.  Cuantificación del gasto resultado de un mal despacho, determinando que era de Q5, 225.81 al mes y que con las mejoras implementadas se redujo a Q1, 504.00 al mes.  Construcción de un área para colocar el producto en mal estado y definición que el retorno de esta inversión sería en 6.11 meses.  Construcción del departamento técnico para tratamiento del producto en mal estado que representó un la recuperación de Q 68,568.50 en producto con tres meses de trabajo. Adicionalmente se implementaron varios cambios que ayudaron al éxito del trabajo y se logró que tanto la Gerencia como el personal de la empresa aceptaran estos cambios.