Propuesta de mejora para proceso de conteo de mercancía de una empresa dedicada a la toma física de inventarios en Guatemala.

Abstract

Este trabajo de graduación constituye una revisión y propuesta de mejora de la metodología actual de toma de inventarios de una compañía que se especializa en prestar servicios de conteo de mercadería y activos fijos. Las propuestas de mejora van enfocadas a efectuar los conteos con mayor exactitud y velocidad. Dicha optimización resulta en una minimización del tiempo total servicio y en una mayor exactitud lo que se traduce en una reducción de los costos y una mayor utilidad. Alrededor del 29% de los tiempos del servicio de conteo son tiempos muertos. La mayor parte de estos tiempos muertos los constituyen la sectorización y las verificaciones. No obstante los tiempos muertos fuera de inventario están ligados a la calidad del conteo conjuntamente con la planeación de logística de personal. Actualmente los procesos previos a la toma física de inventarios tales como la planeación y la sectorización son realizados dependiendo en gran medida del uso de la experiencia. Mediante una estandarización de dichos procesos es posible lograr un mejor rendimiento y predecir mejor el comportamiento en cada trabajo. Los problemas principales encontrados durante el análisis fueron: · Pérdida de tiempo debido a mala colocación de ticket de área. · Aumento de tiempo en la realización de verificaciones. · Entorpecimiento de logística de conteo y personal. · Sub-utilización de las habilidades particulares de conteo. · Desorden. · Molestias a clientela en caso de un conteo a puerta abierta. · Desgaste de supervisor de inventario. Como parte de las medidas para corregir los problemas se sugirió la realización de visitas preinventario. Las visitas preinventario se realizan con el objetivo de preparar la tienda a inventariar y asegurar que las condiciones en las cuales se va a desarrollar la futura toma física de inventario sean óptimas. Los puntos básicos que el supervisor de inventarios deberá de observar en una visita preinventario deben ser: · Tipo de mercadería a inventariar. · Apego a los requerimientos de acomodo de mercadería estipulados en el informe pre-inventario por parte de la tienda a inventariar. · Forma en la que están almacenados los productos. · Lugar de estanterías, anaqueles, percheros, etc. donde están almacenados los productos. · Espacios dentro de la tienda. Otra de las medidas importantes sugeridas fue la mejora de la sectorización de la tienda, la cual debe de cumplir con los siguientes puntos: · Claridad y uniformidad. · Cantidad adecuada de productos. · Utilización de las divisiones naturales de la tienda. · Cantidad adecuada de productos. · Colocación de ticket de área. · División de la tienda en sectores. · Sectorización por departamento o por división de local. Así mismo se recomendó utilizar mejor a los contadores de mercancía dependiendo de sus aptitudes y experiencia determinada por medio de pruebas y capacitación. Mediante las pruebas piloto se determinó la validez de las medidas propuestas. Encontrando que aunque existió un aumento en los tiempos previos al inventario en un 3%, la reducción del costo total del inventario fue de alrededor de un 39%. Lo anterior debido principalmente a que se planea mejor el inventario y se logran mejores resultados en su ejecución.