Innovación en la gestión hospitalaria: optimización de mantenimiento de equipos biomédicos y reducción de costos en hospitales de Guatemala

Abstract

La gestión de equipos biomédicos en Guatemala presenta deficiencias significativas, caracterizadas por un manejo inadecuado de los activos, la ausencia de programas de mantenimiento preventivo y la carencia de herramientas de control administrativo. Esta situación provoca gastos innecesarios y la acumulación de equipos inoperativos, comprometiendo su disponibilidad en momentos críticos. Las practicas actuales se limitan al mantenimiento correctivo, los cuales son solicitados únicamente durante una falla, y al abandono de equipos que podrían ser recuperados. Aunque estas prácticas reactivas pueden representar un aparente ahorro inmediato, a largo plazo incrementa los riesgos para la seguridad del paciente y genera la pérdida de control sobre el inventario hospitalario. Para abordar esta problemática, se desarrolló un prototipo de software orientado a la gestión de equipos médicos, diseñado para apoyar al área administrativa de Blue Medical. Esta herramienta integra un calendario para notificar sobre mantenimientos preventivos, correctivos y la actualización de contratos con proveedores, siendo su principal innovación un sistema de seguimiento de procesos mediante códigos QR que registra los retiros y usos de cada equipo para garantizar un control riguroso. El objetivo del proyecto es optimizar el control de activos, reducir la carga de procesos administrativos y analizar si su implementación permitirá reasignar el presupuesto mensual a otras funciones. Con este fin, se realizó una prueba piloto a través de la presentación del prototipo para validar su viabilidad y eficacia como solución de gestión en entornos hospitalarios, tanto públicos como privados.

The management of biomedical equipment in Guatemala presents significant defi­ciencies, characterized by an inadequate management of assets, the absence of preven­tive maintenance programs, and the lack of administrative control tools. This situation causes unnecessary expenses and the accumulation of inoperative equipment, compro­mising its availability at critical moments. Current practices are limited to corrective maintenance, which are requested only during a failure, and to the abandonment of equipment that could be recovered. Although these reactive practices may represent an apparent immediate saving, in the long term it increases the risks to patient safety and generates the loss of control over hospital inventory. To address this problem, a software prototype was developed, oriented to the management of medical equipment, designed to support the administrative area of Blue Medical. This tool integrates a calendar to notify about preventive and corrective maintenance and the updating of contracts with suppliers, its main innovation being a process tracking system using QR codes that registers the withdrawals and uses of each piece of equipment to guarantee a rigorous control. The objective of the project is to optimize the control of assets, reduce the load of administrative processes, and analyze if its implementation will allow reallocating the monthly budget to other functions. To this end, a pilot test was carried out through the presentation of the prototype to validate its viability and efficacy as a management solution in hospital environments, both public and private.