Implementación de un sistema de control de inventarios de materia prima en las bodegas de un subcontratista.

Abstract

Este trabajo busca implementar un sistema de control de inventarios para una manufactura de detergentes, que por razones de confidencialidad llamaremos La Pegajosa. La Pegajosa fue contratada hace unos años por una multinacional que por razones de confidencialidad llamaremos La Grande. La Pegajosa produce actualmente cuatro marcas de detergentes, los cuales por cuestiones de confidencialidad llamaremos Naranja, Pera, Rosas y Juventud. Todas las marcas cuentan con 3 presentaciones: 200 gramos, 1.5 Kilogramos y 3 Kilogramos. El inventario de materias primas es manejado por La Grande, quien planea y entrega la materia prima a La Pegajosa. Cuando La Pegajosa ha terminado con la producción del detergente, La Grande lo retira de las bodegas de La Pegajosa y lo traslada a su centro de distribución. El inventario en la base de datos de La Grande se ve afectado por lo siguiente: • Los ingresos de materia prima a las bodegas de La Pegajosa, en base a los requerimientos que se le solicita a cada proveedor de materiales. Estos ingresos aumentan el inventario en la base de datos de La Grande. • El consumo teórico que realiza la base de datos de La Grande al momento que La Pegajosa confirma la producción, utilizando la explosión de materiales para cada código de producto terminado. Estos consumos disminuyen el inventario en la base de datos de La Grande. • Mensualmente se realizan ajustes en la base de datos de La Grande tomando en cuenta los conteos físicos de inventario que se realizan en la bodega de La Pegajosa, el primer día de cada mes. Al finalizar el conteo físico de inventario de toda la materia prima, se comparan éstos con lo que se encuentra dentro de la base de datos de La Grande, si existe una divergencia se tiene que realizar un ajuste por la diferencia encontrada. Estos ajustes pueden aumentar o disminuir el inventario en la base de datos de La Grande, dependiendo si el conteo físico de inventario es mayor que lo que indica la base de datos y viceversa. Actualmente La Grande no posee ningún sistema que tenga bajo control su inventario dentro de las bodegas de La Pegajosa. Por lo que no existe fiabilidad en los ajustes que se realizan mensualmente, esto además no permite realizar un análisis correcto de los sobreconsumos y sub-consumos de materia prima que causan el ajuste. Es por esto que la alta gerencia de La Grande desconoce si estos ajustes se deben al proceso de La Pegajosa o son causados por errores que se han dado en la base de datos de La Grande. En los últimos meses La Grande ha realizado ajustes mensuales de impacto negativo superiores a los Q. 803,889.36 en sus libros contables, llegando a tener en mayo la estrepitosa cantidad de Q. 4, 665,751.17 (ver anexo # 6). Los ajustes mensuales de los últimos 9 meses han reflejado en la base de datos de La Grande una pérdida acumulada que supera los Q. 7, 235,004.22. Con el sistema de control propuesto se logrará determinar todos los requisitos que debe cumplir La Grande para poder analizar los ajustes dentro de su base de datos, estos requisitos incluyen reflejar correctamente los ingresos en la base de datos, tener correctamente la explosión de materiales en la base de datos, etc. El sistema también permitirá a La Grande determinar junto con La Pegajosa a que se deben las variaciones en el consumo de materias primas, ya que se contara con información fiable dentro de la base de datos de La Grande, lo que permitirá generar planes de acción para evitar nuevamente la variación. Con el sistema de control se medirá la eficiencia de utilización de materia prima, la cual es la razón entre el consumo teórico y el consumo real. El consumo teórico proviene de la base de datos de La Grande y el consumo real se calcula sumando el inventario inicial con los ingresos para luego descontarle el inventario final, también se puede calcular sustrayendo del consumo teórico el ajuste. El análisis de los datos históricos permitió determinar que La Pegajosa no ha cumplido con lo que La Grande le permite, una variabilidad de proceso máxima del 3%, de lo que indica el consumo teórico, en su proceso de producción. El sistema de control permite vigilar y documentar por primera vez la eficiencia de utilización de materia prima en las bodegas de La Pegajosa, evitando con esto reflejar ajustes ficticios y evitar que la variación de consumos tenga un impacto en la planeación de materia prima. El sistema también permite tener la certeza que los ajustes que se realizan son puramente debido al proceso de manufactura de La Pegajosa. Ya que se analiza detalladamente las materias primas, reflejando correctamente en la base de datos de La Grande todo lo necesario que permite un ajuste veraz. El sistema de control se implementó a partir de julio de 2007 y a inicios de septiembre de 2007 se ha logrado reducir los ajustes mensuales de Q. -803,889.36 a Q. - 389,818.56, una reducción aproximada del 52%, teniendo ahorros mensuales de Q. 414,070.80 en el proceso de producción de La Pegajosa. También la eficiencia de utilización de materia prima tuvo una mejora significativa, de tener en promedio 96.85% se logró llegar a 98.46%, teniendo una mejora de aproximadamente el 2%. (Ver anexo # 6 y # 7).