Análisis y propuesta de mejora para el Departamento de Compras de una empresa farmacéutica en la ciudad de Guatemala.

Abstract

Este análisis, sobre las actividades en el Departamento de Compras de una empresa farmacéutica, se llevó a cabo en la ciudad de Guatemala, durante los primeros cuatro meses del año 2012. Nació con la idea de proponer mejoras que permitan al Departamento de Compras ser más eficiente y asimismo identificar potenciales oportunidades de ahorro para la empresa.

Actualmente, la industria farmacéutica es sumamente importante, tanto en la economía guatemalteca como en nuestra sociedad, debido a que ofrece soluciones para el cuidado de la salud a una población con un índice de envejecimiento cada vez mayor. Por tanto, es una oportunidad que vale la pena considerar e indagar en el presente trabajo.

Este trabajo tuvo como finalidad analizar y proponer mejoras al Departamento de Compras. Para ello, se realizó inicialmente un análisis sobre las funciones del departamento, con la intención de optimizar las tareas que cada trabajador desempeña.

En dicho análisis, se logró identificar deficiencias tales como tareas duplicadas, tareas que no agregan valor, tareas operativas, re trabajos, tareas que no son responsabilidad directamente del Departamento de Compras. Tareas que por consiguiente, originan pérdidas significativas de tiempo para cada miembro y representan dinero para la empresa.

Posteriormente, se evaluó el desempeño del servicio prestado por el Departamento de Compras. En éste se identificó puntos de mejora como la rapidez de respuesta, asesoría y soporte, un mayor seguimiento con proveedores y agilización de la resolución de problemas.

Adicionalmente, se efectuó un análisis sobre la estructura de gastos de la compañía, para identificar oportunidades de ahorro. Se realizó una clasificación de gastos según cada proveedor para tener un panorama más amplio sobre los gastos de la empresa en cuestión.

Finalmente se hizo un estudio sobre la viabilidad económica para evaluar la implementación de un programa de computación que generó ahorros para la empresa y optimizó procesos en el Departamento de Compras. Se llegó a concluir que la implementación tiene tres efectos positivos que son aspectos importantes para la empresa: económico (ahorro), optimización y estandarización de procesos y el tiempo liberado en actividades para cada miembro.

Como resultado, se optimizó el tiempo invertido por los miembros del Departamento de Compras en tareas en un 39 %. Se desarrolló propuestas de mejora factibles para su implementación en el futuro, consiguiendo así uno de los objetivos primordiales del Departamento de Compras que es implementar iniciativas que ayuden a incrementar la productividad de la empresa. RR