Implementación de la metodología BPM para realizar un proceso de compras.

Abstract

El presente trabajo de graduación detalla cómo fue implementado un sistema para la empresa Papeles Varios S.A. Este sistema permite el control, monitoreo y registro de todas las actividades que se llevan a cabo para realizar una compra dentro de esta empresa. Para poder implementar este sistema de control de compras, el sistema debe registrar a todos los usuarios que intervienen en el proceso, recorrer distintos caminos según lo requiera cada compra y por último debe ser capaz de aceptar o rechazar una compra realizada. Para la obtención de resultados, debe existir un panel administrativo que permitirá a los dueños o encargados del negocio conocer datos generales de cada proceso de compra que se realiza, tales como porcentajes de aceptación o tiempo promedio que dura cada actividad. Además este sistema se dio uso a la metodología de gestión del negocio o Business Process Management, referido posteriormente por su acrónimo BPM. BPM es una metodología que propone la adaptación de un sistema a un negocio, provee la implementación de muchos procesos en un sólo entorno, permite modificaciones y adición de procesos. BPM utiliza elementos clave para definir un proceso, estos son las actividades, compuertas de decisión, eventos, flujos, grupos de usuarios, roles de usuario, panel administrativo, entre otros. La metodología BPM se compone de seis etapas: descubrimiento, formalización, implementación, ejecución, monitoreo y pruebas. Para implementar la metodología BPM, se utilizó un sistema llamado Bonita Open Solution o BOS. Este sistema contiene muchas herramientas que permiten formalizar un proceso del negocio, implementarlo y monitorear cada caso que ocurra de dicha implementación. La implementación del proceso de compras se logró realizar en este sistema, sin perder el orden lógico del proceso ni datos requeridos en el mismo. Se concluyó que aplicar la disciplina BPM al proceso de compras, permite a dicho sistema la adición de procesos, lo cual permite mantener varios o todos los procesos del negocio en un mismo lugar, evitando así múltiples capacitaciones de personal, entre otras ventajas. También se pudo observar que el sistema implementado permite la modificación de procesos del sistema, con ello se garantiza la adaptabilidad del sistema a los procesos cambiantes de la empresa. Por último, el uso de esta metodología permite la optimización de los procesos, debido a la capacidad de monitoreo que provee las herramientas BPMS. Se recomienda la aplicación de esta metodología cuando se quiera crear un sistema de procesos, ya que está muy bien diseñada para este propósito. Además, se recomienda la investigación de todas las herramientas disponibles cuando se vaya a aplicar BPM ya que muchas están en desarrollo y pueden ser más útiles que la que se utilizó en este proyecto. RR