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Propuesta de una guía de procedimientos para la secretaría municipal de la Municipalidad de Santa Lucía Cotzumalgupa, Escuintla.

Resumen

El presente trabajo propone una guía de procedimientos para la secretaría municipal de Santa Lucía Cotzumalguapa, consiste en identificar servicios que presta la secretaría, pero que no tiene un procedimiento específico, como tiempo, requisitos, documento a presentar las personas, quien será el responsable de recibirlo, de analizarlo y darle la solución a la persona que busca el servicio a la municipalidad, específicamente en la secretaría. Así también la elaboración del descriptor de puesto del secretario municipal, que es la especificación escrita de las funciones. Se analizaron las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones y atribuciones generales de los auxiliares de la secretaría, haciendo un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades en orden lógico y en un tiempo definido, partiendo con los principios de transparencia, eficacia y eficiencia, los cuales rigen la función administrativa. Se emplearon técnicas de investigación, para recolectar información mediante encuestas y observación directa de las actividades que se realizan en el área de secretaría. Esto ayudará al fortalecimiento de las actividades y directrices básicas para el funcionamiento de este departamento. Adicionalmente, la elaboración de flujogramas que permitirán mantener un registro actualizado de los procedimientos. Al finalizar todo el proceso para la implementación de la guía de procedimientos, la secretaría municipal contará con un instrumento para señalar la ruta a seguir por cada servicio que presta y podrá ser una unidad modelo para las demás dependencias de esta, logrando con ello reducir el tiempo y entregar los documentos que el vecino solicita. Palabras clave: descriptor de puestos, eficiencia, flujograma.