Implementación de procedimientos operativos para la reducción de costos en el proceso de liquidación de rutas de la empresa Bebidas Preparadas S.A.

Abstract

Bebidas Preparadas, S.A. es una empresa del Grupo Industrias Licoreras de Guatemala dedicada a la producción y distribución de agua purificada desde 1,994 bajo la marca Scandia. La distribución de los productos se encuentra a cargo del Departamento de Ventas, y se realiza mediante rutas propias de distribución. Estas rutas de distribución son abastecidas por el Departamento de Bodega, el cual con ayuda del Departamento de Ventas, es el encargado de controlar que la información de ambos departamentos coincida basándose en las operaciones de cada día. Las personas involucradas en el proceso de liquidación conocen sus responsabilidades, sin embargo, han aprendido empíricamente ya que no reciben ningún tipo de capacitación y tampoco existen procedimientos claros y ordenados que les indiquen cómo debe ser el proceso. Esto provoca que en ocasiones los empleados no realicen sus tareas de forma adecuada y como consecuencia el tiempo para realizar la liquidación sea bastante largo haciendo que todo el personal permanezca trabajando más tiempo de lo necesario. Con el propósito de reducir el tiempo, y por consiguiente costos, en este proceso, se elaboró un manual de procedimientos en el cual se establece la forma adecuada de ejecutarlo y los responsables de cada una de las actividades. Por medio de la implementación de manuales de procedimientos en el proceso de liquidación de rutas se logró una reducción en los tiempos de atención a rutas individuales y atención a todas las rutas de 30.7% y 28.7% respectivamente. Este manual de procedimientos facilita el proceso de inducción para las nuevas contrataciones y el de capacitación para los empleados actuales, ya que asigna responsables a cada una de las actividades del proceso permitiendo así que los empleados estén comprometidos y familiarizados con sus responsabilidades, incluso antes de empezarlas a cumplir.