Diseño e implementación de un sistema de producción en la repostería Sweet Lilly para aumentar la eficiencia en los procesos productivos

Abstract

El siguiente trabajo de graduación pretendió diseñar e implementar un sistema de producción en la repostería Sweet Lilly para aumentar la eficiencia en los procesos productivos. El sistema de producción implementado se diseñó con cuatro ejes principales: procesos de producción, metodología 5´S, planificación del requerimiento de materiales y evaluación financiera. Se realizó el diseño de dicho sistema de producción con el respaldo de un diagnóstico, que incluyó el análisis administrativo y estratégico de la empresa y un análisis de la cadena de valor. Se sintetizaron los resultados del diagnóstico en un Diagrama de Ishikawa que permitió cuantificar el valor agregado de los procesos de producción en un 35.71%, la metodología 5´S en un 21.43%, la planificación del requerimiento de materiales en un 14.29% y la evaluación financiera en 28.57%. Después de cuantificar los resultados del sistema de producción, 6 meses después de su implementación, el valor agregado aumentó para los procesos de producción en 31 aspectos. Se mantuvo constante el valor agregado de la evaluación financiera en todos los aspectos y se aportó un valor agregado adicional en la metodología 5´S y en el MRP en 7 aspectos. Esto se debió a que el sistema de producción reforzó la eficiencia de los procesos productivos, logística de entrada, logística de salida y los servicios al recurso humano de estas áreas. El sistema de producción aumentó la eficiencia de todos los procesos productivos incluyendo los 7 productos más vendidos de la empresa. Específicamente la eficiencia que incrementó el sistema de producción fue: en Pasteles de 37.99% a 79.33%, Cupcakes de 13.21% a 71.07%, Galletas de 45.71% a 81.90%, Chocolates de 22.81% a 74.27%, Cocadas de 44.56% a 81.52%, Espumillas de 42.05% a 80.68% y Canillitas de leche de 30.81% a 76.94%. Además, se procedió a diseñar otros 7 indicadores para el sistema de producción entre los que resalta la eficiencia del MRP que pretendió medir el porcentaje de acierto entre la expedición de pedidos y las necesidades netas. El diseño de layout implementado para el sistema de producción resultó en dos indicadores que refuerzan la inocuidad de los procesos y de los flujos. Se utilizaron los datos históricos de Sweet Lilly y se proyectó la demanda a dos años lo que permitió evidenciar que la capacidad instalada de producción no alcanzaría provocando posibles ventas perdidas. Se decidió invertir en el aumento de capacidad del sistema adquiriendo un nuevo horno de repostería, que representaba el cuello de botella, y permitió ahorrar en ventas perdidas para los años 2023 y 2024 un total de 9,775 y 27,348 respectivamente. También se decidió invertir en una mesa de cocina industrial para implementar un área de decoraciones en el layout diseñado puesto que las operaciones que más impacto en la calidad del producto tienen en los procesos de producción, son las que involucran la decoración artística de los productos. Para calcular el beneficio económico de las inversiones se calculó el monto de ahorros potenciales y se ajustó con los costos variables y los impuestos correspondientes. A los beneficios económicos se les agregó la inversión inicial, los egresos anuales y se construyó el flujo de efectivo que resultó en una Tasa Interna de Retorno de 971%. Finalmente se utilizó una TMAR del 5% anual después de impuestos respaldada por la Teoría de Arbitraje y sugerida por la política financiera de inversiones a corto plazo de Sweet Lilly. Con estos resultados se evidencia claramente que la TIR supera a la TMAR respaldando la implementación del sistema de producción.

The following graduation project aimed to design and implement a production system at Sweet Lilly pastry shop to increase efficiency in production processes. The implemented production system was designed around four main pillars: production processes, the 5S methodology, material requirements planning (MRP), and financial evaluation.

The design of this production system was supported by a diagnostic study that included an administrative and strategic analysis of the company and a value chain analysis. The results of this diagnostic were summarized in an Ishikawa Diagram, which quantified the added value of the following components: production processes at 35.71%, 5S methodology at 21.43%, material requirements planning at 14.29%, and financial evaluation at 28.57%.

Six months after implementation, the results of the production system were quantified again. The added value increased across 31 aspects of production processes, remained constant in all aspects of financial evaluation, and showed additional improvements in both the 5S methodology and the MRP system across 7 aspects. These improvements were mainly due to the production system reinforcing efficiency in production processes, inbound logistics, outbound logistics, and human resource services in these areas. The production system increased the efficiency of all production processes, including the seven best-selling products of the company. Specifically, production efficiency improved as follows: Cakes from 37.99% to 79.33%, Cupcakes from 13.21% to 71.07%, Cookies from 45.71% to 81.90%, Chocolates from 22.81% to 74.27%, Coconut Sweets from 44.56% to 81.52%, Meringues from 42.05% to 80.68%, and Milk Sweets from 30.81% to 76.94%.

Additionally, seven new performance indicators were designed for the production system, including one to measure MRP efficiency, which tracked the accuracy rate between order dispatches and net requirements. The layout design implemented for the production system resulted in two indicators that reinforced both process and flow safety (food safety and hygiene).

Using historical data from Sweet Lilly, a two-year demand projection was conducted, which revealed that the installed production capacity would not be sufficient, potentially leading to lost sales. To address this, the company decided to invest in expanding the system’s capacity by acquiring a new bakery oven, which represented the bottleneck in production. This investment helped avoid potential lost sales, estimated at 9,775 units for 2023 and 27,348 units for 2024.

Furthermore, the company decided to invest in an industrial kitchen table to implement a decoration area in the designed layout, as the operations that most directly impact product quality are those involving artistic decoration.

To calculate the economic benefit of these investments, the potential savings were determined and adjusted for variable costs and applicable taxes. These economic benefits were combined with the initial investment and annual expenditures to construct a cash flow analysis, which resulted in an Internal Rate of Return (IRR) of 971%. Finally, a Minimum Acceptable Rate of Return (MARR) of 5% per year after taxes was applied, supported by Arbitrage Theory and in accordance with Sweet Lilly’s short-term investment financial policy.