Abstract:
La función de una empresa organizadora de eventos especiales es ahorrar tiempo y costos al consumidor, debido a que ésta tiene a su alcance los proveedores y servicios en una misma empresa y a un mejor precio. Además de esto el organizador es futuro el responsable de crear, planificar, organizar y supervisar hasta el más mínimo detalle del evento; liberando al cliente de realizar dichas tareas y permitiendo que pueda disfrutar como un invitado más de su evento con resultados exitosos.
Al momento de la organización de cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo se desarrolle adecuadamente, se deben tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las actividades y tener un mejor seguimiento en todas las fases que lo componen.
Se deben definir los objetivos de cada evento, que se espera conseguir, con qué medios se puede contar, cuál es la audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y qué objetivo se desea transmitir a los asistentes. Se debe establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
Para la producción se deben organizar equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen por completo del evento. Para luego proceder al desarrollo del mismo, lo cual es poner en marcha todos los pasos anteriores.
Todos estos pasos se reducen al desarrollo de una planificación estratégica. Esta es una herramienta que permite obtener una ventaja competitiva en el mercado, estudiando la competencia, sustitutos, fortalezas y debilidades de la compañía, entre otros, de manera que se pueda ser más proactivos. RR
