Propuesta de mejora del proceso de compras por cotización por medio de la estandarización y documentación de las operaciones en el Hospital Roosevelt de la ciudad de Guatemala.

Abstract

El Hospital Roosevelt es una institución privada que pertenece al ministerio de salud pública. La ley del estado establece que hay tres diferentes formas de compra: compra directa, compra por cotización y contrato abierto. Sin importar que son los productos a comprar, cuando el monto total está en el rango de Q30,000.01 y Q900,000.00 se debe realizar una compra por cotización. Las compras que estén por debajo de este rango (Q1 y Q300,000.00) se realizan mediante compra directa y las compras que estén por encima de este rango (Q900,000.01 en adelante) se realizan mediante contrato abierto. Los procesos de compra por cotización en el Hospital Roosevelt son muy demorados, lo cual representa tanto costos operativos, como la mala atención a las necesidades de los pacientes. Por ello, se realizó un diagnóstico para identificar las oportunidades de mejora y se determinó que la lentitud en el proceso se debe principalmente a un factor: la falta de documentación estandarizada para informar y apoyar a los analistas en el desempeño de su trabajo. Para dar solución a esto como primer punto se presenta el Manual de Operaciones donde están identificados todos los procedimientos del proceso de compras de cotización. Este manual es la base para el desarrollo del análisis de los procedimientos que posteriormente da lugar a los perfiles y guías rápidas de acción.

El análisis de los procedimientos permite observar los elementos claves de cada procedimiento, tales como: en qué consiste la actividad, quién es el responsable, con cuánto tiempo cuenta (el tiempo es el indicador de desempeño para cada procedimiento) y los documentos pertinentes.

El análisis permitió identificar quienes son las personas involucradas en el proceso, por lo que se elaboran los perfiles de puesto para el departamento de compras con el fin de lograr un mejor proceso de selección, y así la persona ideal puede ocupar el puesto y desempeñarlo adecuadamente. Seguido de los perfiles se presentan las guías rápidas de acción que ayudarán al analista a realizar su trabajo en orden. En las guías rápidas de acción se presentan los indicadores del procedimiento, específicamente el tiempo, es decir cuántos días se debe de tardar cada actividad.

Cabe recalcar que todos los procesos de compra por cotización incluyen un contrato, muchas veces hay demoras porque el contrato no está bien hecho. Para ello se realizó un modelo de contrato genérico que únicamente debe de agregarse la información específica del evento de cotización.

Dado que el proceso de compras por cotización tiene un período de duración de más de 200 días, no es parte del alcance de este trabajo evaluar la implementación de la propuesta para mejorar el procedimiento de compras por cotización, que aquí se presenta. RR