Abstract:
INTRODUCCIÓN. En la actualidad es costumbre, casi generalizada, que las empresas industriales
operen -dentro de sus Departamentos de Compras— un sistema de "caja chica" para
agilizar las compras emergentes y/o urgentes.
La práctica de "caja chica" dentro de la empresa permite el control de los gastos
y la calidad de los suministros y además genera un estado de satisfacción en los
clientes del Departamento de Compras, ya que estos observan que sus necesidades
sean cubiertas de manera pronta y eficiente. Sin embargo, caer en un exceso de
compras por esta vía puede ser contraproducente para la empresa: el problema sería
entonces, no contar con la seguridad de haber obtenido el mejor precio por un producto.
Consecuentemente, es necesario lograr un equilibrio entre el monto que se puede
manejar en "caja chica", la calidad y la urgencia en la adquisición del bien o la
realización del servicio.
Sea cual sea la situación, cualquier extremo puede representar problemas serios
asociados con la operación de una "caja chica". El monto dedicado a la caja chica no
será igual en todas las empresas; este dependerá del tipo de empresa, de los
productos o servicios que se comprarán por este medio, y del control que se desea
aplicar sobre estas compras.
El presente trabajo establece normas claras para el uso de una "caja chica".
Posteriormente, también se presentan los datos que se recolectaron de una operación
de una "caja chica" de una empresa de carácter industrial de tamaño grande dentro del
entorno de Guatemala. Los datos se analizaron a través de estudios técnicos y estadísticos y se logra recomendar el monto óptimo a mantener para tal fin. Además se presenta como una generalización, que puede ser aplicable a cualquier tipo de comercio o industria.
Se logró la determinación del Monto (Q) Optimo a utilizarse en Caja Chica, donde se pronostica un periodo a futuro, donde se observa que la cantidad de requisiciones a ser procesadas por "caja chica" se incrementara en 39%, con un promedio mensual de unas ciento veinte (120); el monto (Q) total de las compras se incrementará en 54%, que corresponden a Q935,000.00, equivalentes a Q78,000 mensuales y el costo promedio de cada requisición será del orden del 10% del perioco anterior correspondiente a Q650.00.
