Análisis y propuestas de mejora de las condiciones operativas y de gestión del talento humano de la empresa Funciones S.A.

Abstract

En este trabajo se busca explorar las posibilidades de mejora operativa y motivación del personal de la empresa Funciones S.A. a través de un análisis completo de la misma, así como la formulación de propuestas enfocadas a mejorar las condiciones de las áreas de trabajo y propuestas de gestión del talento humano de la empresa. Dicha empresa brinda servicio técnico a aparatos electrónicos tales como máquinas de escribir y de coser, calculadoras, relojes, cajas registradoras, cámaras digitales, instrumentos musicales y multifuncionales entre otros, principalmente de las marcas Casio y Brother. Además, es la empresa responsable de brindar los servicios de garantías para los aparatos distribuidos por FPK Electrónicos. El trabajo se hace necesario debido al deseo de Gerencia de revisar, actualizar y renovar las operaciones y ambiente de la empresa, ya que por más de diez años no se ha hecho. Además, se cree que al identificar las áreas más deficientes de la misma, se puede mejorar su desempeño tanto económico como productivo. Para hacerlo, se analizan y estudian las tres áreas principales en las que ésta se divide: recepción, bodega y área técnica, y se proponen mejoras tanto de carácter físico, como del factor humano de desenvolvimiento. Con respecto al primero, se propone la aplicación del método de las 5S para disminuir las cinco demoras presentes en el proceso desde que ingresa un aparato hasta que éste es devuelto a los clientes, y distribución del área de trabajo para aprovechar mejor los espacios. Con respecto a la segunda, se propone la reestructuración de las formas de pago de comisiones de los técnicos utilizando evaluaciones de desempeño de 360 grados. En síntesis, se desea identificar las áreas más importantes en las que se puede mejorar para crear un ambiente beneficioso para la empresa, justificando las propuestas realizadas ya sea económica o productivamente. Para poder cuantificar el beneficio de las propuestas anteriores, se presentan los resultados en rangos de mejora de productividad, en el caso de la aplicación del método de las 5S, y en rangos de mejora en la utilidad bruta en el caso de la reestructuración de las formas de pago para los técnicos. Por otro lado, se presenta el tiempo de recuperación de la inversión de redistribuir la segunda planta de las instalaciones de la empresa, tomando en cuenta los costos de remodelación. Todo esto se hace con el fin de tener un estimado de la posible mejora de la cual podría beneficiarse la misma si llegara a implementar las propuestas planteadas en el presente trabajo. Se determinó que después del período de implementación del método de las 5S, los beneficios económicos que se perciben debido a su aplicación son de Q2,368.74 y Q4,289.34 para servicios menores, en el caso de una disminución de demoras de 20% y 100% respectivamente. Para las reparaciones complejas se puede cuantificar un beneficio de Q103.30 para una disminución de retrasos de 100%. En cuanto a la redistribución del espacio, se determinó que el beneficio es que se reduce en 25.71 m2; espacio que se puede alquilar como local comercial resultando en $205.68 de ganancia mensual para la empresa, con un período de recuperación de inversión de 6.4 meses. Por último, se determinó el beneficio de tener una nueva forma de cálculo de comisiones de los técnicos, según evaluaciones de desempeño. Se llegó a la conclusión que esto causa un incremento de los costos de mano de obra directa en 13.77%. Sin embargo, puede producir un incremento en la utilidad bruta de 3.01% hasta 42.64% si el incremento del neto facturado por los técnicos es de 5% y 30% respectivamente. Asimismo, se demostró que aún cuando se tiene una disminución en el neto facturado de hasta 30%, se sigue teniendo una utilidad bruta positiva, tomando en cuenta el aumento en la mano de obra directa. A pesar que se tiene una disminución del 52.47% en la utilidad bruta actual, todavía se logran cubrir los costos de la implementación de la propuesta. Cabe mencionar que se decide enfocarse en las propuestas anteriores, debido a que existe mucho espacio de mejora y se deben organizar y priorizar las actividades de mayor relevancia, a partir de las cuales se puede continuar la mejora continua. A pesar que se considera necesario tener un mejor control y manejo de inventarios, y la consolidación de un plan motivacional acorde con los objetivos de la empresa, se cree prudente iniciar el proceso de mejora abordando los problemas de las condiciones operativas y gestión del talento humano mencionadas con anterioridad. En las recomendaciones se establece una serie de acciones que la empresa podría llevar a cabo como segunda fase de las propuestas planteadas en el presente trabajo, para asegurar su mejora integral procurando optimizar sus resultados.